Wie funktioniert der Telefonservice der Call-Factory?
Bei der Nutzung der Servicezentrale von Call-Factory haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können beispielsweise bei Bedarf die Rufumleitung aktivieren. Dies kann Ihre Telefonanlage für Sie erledigen oder Sie nutzen dafür Ihre Durchwahl oder Ihr Handy. Dabei steht Ihnen frei, zwischen direkter und indirekter Rufumleitung zu wählen.

Bei der direkten Rufumleitung gehen die Anrufe sofort in unserer Call-Factory ein. Bei der indirekten Rufumleitung werden die Anrufe nach zwei-dreimaligem unbeantworteten Klingeln an uns weitergeleitet. Auch das Weiterleiten bei besetzter Leitung gehört zur indirekten Rufumleitung. Ihre Anrufe werden zu unseren geschulten Fachkräften umgeleitet und in Ihrem Firmennamen angenommen und beantwortet. Dabei werden Informationen herausgegeben, Auskünfte erteilt oder Anliegen dokumentiert. Auch können wir für Sie Termine koordinieren.

Auf Wunsch werden bestimmte Anrufer direkt zu Ihnen durchgestellt, beispielsweise wenn Sie einen dringenden Rückruf erwarten. Sie erhalten nach jedem von uns geführten Telefonat eine Anrufnotiz auf dem von Ihnen gewünschten Weg, z.B. per E-Mail. Bei Anrufen außerhalb unserer Telefonzeiten bei aktivierter Rufumleitung, schicken wir Ihnen eine Sprachnachricht auf Ihre bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse. Sie entscheiden also, wann und für wen Sie erreichbar sind. Für alle anderen Fälle gilt: Wir sind für Sie und Ihre Kunden und Geschäftspartner da, wenn Sie nicht da sein!

Kann ich den Telefonservice der Call-Factory unverbindlich testen?
Als Interessent können Sie unsere Inbound-Produkte jederzeit gerne zwei Wochen unverbindlich testen. Sprechen Sie uns dazu einfach an. Unsere freundliche Kundenberatung informiert Sie gerne über unser umfassendes Service-Angebot und den für Sie individuell passenden Tarif.

Je nach Anrufaufkommen empfehlen wir drei unterschiedliche Tarife: Es bietet sich beispielsweise die Möglichkeit das Einsteiger-Paket für Startups und Kleinunternehmen zu nutzen. Für jedes Anliegen bietet die Call-Factory die passende Lösung. Gerne analysiert unsere Kundenberatung Ihr Anrufaufkommen nach der Testphase, damit Sie den für Ihr Unternehmen passenden Tarif bei der Call-Factory erhalten.

Wir würden uns freuen, wenn Sie sich nach der unverbindlichen Testphase für uns entscheiden würden! Im Anschluss an den kostenfreien Testlauf gilt für Sie eine vierwöchige Kündigungsfrist. Innerhalb der Vertragslaufzeit können Sie jederzeit problemlos Ihren Tarif wechseln. Unsere Kundenberatung steht Ihnen für weitere Fragen gerne zur Verfügung.

Was bietet mir die Hotline der Call-Factory?
Wenn Sie noch kein Kunde der Call-Factory sind, dann rufen Sie uns einfach an oder senden uns eine Nachricht, um sich unverbindlich beraten zu lassen. Gerne erklären wir Ihnen persönlich, wie das Sekretariat der Call-Factory im Einzelnen funktioniert und welche Leistungen wir Ihnen in diesem Rahmen anbieten können. Auch beraten wir Sie bezüglich einer passenden Tarifwahl für Ihr Unternehmen. Vielleicht möchten Sie sich durch einen Anruf bei uns auch einfach persönlich von der freundlichen Telefonkompetenz unserer Fachkräfte überzeugen? Nutzen Sie das Gespräch um sich ein unverbindliches Angebot vorschlagen zu lassen!

Natürlich stehen Ihnen unsere Kontaktdaten als Bestandskunde bei Fragen oder Anregungen immer gebührenfrei zu Verfügung, völlig unabhängig davon worum es sich handelt. Auch wenn Sie bereits unser Kunde sind, halten wir Sie telefonisch gerne auf dem Laufenden über unser Leistungsspektrum.

Unsere Kundenberatung ist täglich von 8 bis 16 Uhr* persönlich für Sie da. Selbstverständlich können Sie Ihr Anliegen innerhalb und außerhalb dieser Zeiten auch bequem per Mail an service(at)call-factory.de schicken. Wir rufen Sie gerne zurück.

*außer an bundeseinheitlichen Feiertagen

Merkt mein Anrufer dass ich einen Büroservice beauftragt habe?
Kunden und Geschäftspartner fühlen sich spätestens dann unpersönlich behandelt, wenn Sie merken, dass sie statt mit dem gewünschten Unternehmen beispielsweise in einem großen Call-Center verbunden wurden. Sie möchten, dass Ihre Anrufer nicht auf den beauftragten Kundenservice aufmerksam werden?

Unsere qualifizierten Fachkräfte nehmen Ihre Anrufe in Ihrem (Unternehmens)Namen entgegen und beantworten diese auch in Ihrem Namen und nach Ihren Vorstellungen. Wir legen dabei, genauso wie Sie es tun würden, Wert auf einen persönlichen und freundlichen Kontakt, so dass Ihr Anrufer bereits nach kurzer Zeit eine vertraute Ansprechperson in unserem Fachpersonal für seine individuellen Anliegen gefunden hat.

Nachfragen und Anliegen Ihrer Kunden und Geschäftspartner beantworten wir so, wie wir es mit Ihnen zuvor vereinbart haben. Sie haben dabei selbstverständlich jederzeit die Möglichkeit, wichtige Angaben zu verändern, wie z. B. die persönliche Begrüßungsformel. Je mehr Informationen Sie uns dabei zu Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen und je genauer Sie uns Wünsche bezüglich der Anruferbearbeitung mitteilen, desto individueller und persönlicher kann unsere Call-Factory auf das Anliegen Ihrer Anrufer reagieren. Bei größeren Unternehmen und komplexeren Branchen wird mit den verantwortlichen Sekretärinnen intern ein Briefing durchgeführt. So entsteht der Eindruck, dass in einem Vorzimmer eine Ihnen zugeteilte Fachkraft sitzt, die ausschließlich für Sie persönlich tätig ist.

Wie werden Anrufe meiner Kunden beantwortet?
Bei Aktivierung der Rufumleitung informieren Sie uns über besondere Wünsche bei der Anrufannahme. Sie können beispielsweise angeben, auf welche Art und Weise Sie über eingegangene Anrufe und deren Anliegen informiert werden wollen, z.B. per E-Mail oder per SMS. Auch können Sie etwa angeben, welche Anrufe direkt durchgestellt werden sollen. Dies käme vielleicht ein Frage, wenn Sie auf einen bestimmten Anruf warten oder spezielle Kunden oder Geschäftspartner direkt zu Ihnen durchgestellt werden sollen.

Generell nehmen wir alle eingehenden Anrufe in Ihrem Namen persönlich entgegen und versuchen, diese an Sie durchzustellen. Wenn Sie das Gespräch nicht annehmen wollen oder nicht annehmen können, wird eine Anrufnotiz für Sie aufgenommen. Sollten Sie keine Weiterleitung wünschen, so können wir Ihren Anrufern beispielsweise sagen, dass Sie zurzeit nicht zu sprechen oder in einem Termin sind. Die Daten und das Anliegen des Kunden oder Geschäftspartners werden bei jedem Anruf detailliert und vertraulich aufgenommen und an Sie weitergeleitet. Bei der Gesprächsbearbeitung können Informationen und Auskünfte erteilt oder Anliegen geklärt werden. Auch können wir Termine für Sie vereinbaren oder verschieben.

Unkompliziert gestaltet es sich, Ihren Status individuell zu ändern: In einer kurzen E-Mail an service(at)call-factory.de können Sie uns mitteilen, wie Anrufe an Sie zu handhaben sind und was den Anrufern jeweils ausgerichtet werden soll.

Was ist ein Mitarbeiter oder Filialsekretariat?
Call-Factory schafft für Ihr Unternehmen die Gelegenheit, ein virtuelles Büro anzulegen. Sie werden jederzeit erreichbar sein, denn unsere ausgebildeten Fachkräfte nehmen die Anrufe Ihrer Kunden und Geschäftspartner persönlich und individuell entgegen. Sie entscheiden, ob Sie ein Gespräch annehmen wollen. Alle bei uns eingehenden Gespräche werden dokumentiert. Sie erhalten von uns eine Notiz mit den Kontaktdaten und dem Anliegen des Anrufers.

Vielleicht brauchen Sie zusätzlich ein Telefonsekretariat, das Informationen und Auskünfte für Sie herausgibt? Ihre Kunden vergessen ihre Rechnungen zu zahlen und sollen erinnert werden? Kein Problem! Auch übernehmen wir für Sie die Terminvergabe und das Verschieben von Terminen bei Unpässlichkeit der Anrufer.

Bei einem Mitarbeitersekretariat (kurz: MA-Sekretariat) handelt es sich um eine weitere individuelle Anrufbearbeitung, maßgeschneidert für einen einzelnen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Eingehende Anrufe werden nicht nur im Firmennamen beantwortet, sondern direkt im Namen des entsprechenden Mitarbeiters. Jedes Mitarbeiter-Sekretariat erhält seine eigene Weiterleitungsnummer mit gleicher Vorwahl. Die Anrufnotizen werden so direkt an den entsprechenden Mitarbeiter gesendet. Die Einrichtung eines Mitarbeitersekretariats empfiehlt sich vor allem als „telefonisches Vorzimmer“ oder wenn externe Mitarbeiter eingebunden werden sollen. Sie können Mitarbeiter-Sekretariate auch für Filialen oder Niederlassungen Ihres Unternehmens nutzen.

Was bietet mir die Rufumleitung der Call-Factory?
Die Rufumleitung der Call-Factory kann bequem durch die Telefonzentrale für Sie eingerichtet werden oder Sie erledigen dies selbst per Telefon. Es bieten sich für Ihr Unternehmen die Möglichkeiten direkter und der indirekter Rufumleitung. Bei der direkten Rufumleitung werden Ihre Anrufe direkt an unsere Telefonzentrale weitergereicht. Wenn die indirekte Rufumleitung aktiviert ist, werden die Kunden und Geschäftspartner erst nach zwei-dreimaligem Klingeln oder bei besetzter Telefonleitung an uns geleitet.

Sie können die Rufumleitung immer dann aktivieren, wenn Sie z.B. durch Termine verhindert oder beispielsweise auf einer Geschäftsreise sind. Vielleicht brauchen Sie auch einfach ungestörte Zeit um intensiv zu arbeiten? Wenn Sie Ihre Anrufe nicht persönlich beantworten können oder wollen, schalten sie die Rufumleitung ein und nutzen so uns als Ihre Telefonzentrale. Unsere professionellen Fachkräfte nehmen Ihre Gespräche entgegen und bearbeiten sie in Ihrem Unternehmensnamen und nach Ihren Vorgaben. Per E-Mail oder durch einen telefonischen Änderungswunsch informieren Sie uns darüber, wie Anrufe anzunehmen und zu behandeln sind. Wir informieren Sie zeitnah über eingegangene Gespräche und die jeweiligen Anliegen der Anrufer. Entscheiden Sie, wie und wann Sie für Kunden und Geschäftspartner erreichbar sind – wir gewährleisten Ihre Erreichbarkeit. Dadurch wird eine erfolgsversprechende Kundenzufriedenheit erreicht.

Wie bediene ich die Rufumleitung?
Wir richten für Sie eine eigene Servicenummer ein. Um Anrufe auf Ihre persönliche Servicenummer in der Call-Factory umzuleiten, nutzen Sie die Anrufweiterleitung Ihrer Telefonanlage oder Ihres Handys wie in der Bedienungsanleitung beschrieben. Diese Funktion wird von jedem Telefonanschluss (analog, ISDN, IP, VoIP oder Mobilfunk) unterstützt und erfordert in der Regel nicht mehr als einen einfachen Tastendruck. Natürlich können Sie sowohl Ihre Handynummer, als auch Ihre Festnetznummer auf Ihre persönliche Servicenummer bei uns umleiten.

Sie können jederzeit zwischen der direkten und der indirekten Rufumleitung wählen. Die direkte Rufumleitung leitet Anrufe direkt an unser Telefonsekretariat weiter. Sollten Sie nach mehrmaligem Klingel einmal nicht an Ihr Telefon gehen oder sollte Ihre Leitung besetzt sein, springt die indirekte Rufumleitung ein und sendet den Anruf wiederum an unsere Telefonzentrale.

Sie können die Rufumleitung somit jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen. Natürlich können Sie uns jederzeit per E-Mail mitteilen, wie wir Ihre Anrufe bearbeiten sollen. Sollten Sie technische Schwierigkeiten oder sonstige Fragen zu Einrichtung einer Rufumleitung haben, so wenden Sie sich doch gerne an unser geschultes Personal.

Wie werde ich über meine Anrufe informiert?
Wir von der Call-Factory nehmen die Anrufe für Sie in Ihrem Firmennamen entgegen, wenn Sie diese nicht annehmen können oder wollen. Ihr Kunde oder Geschäftspartner wird dabei mit den ausgebildeten Fachkräften der Call-Factory verbunden. Diese führen ein freundliches und kompetentes Gespräch mit Ihren Anrufern. Wussten Sie, dass Sie bestimmen, wie der Anruf angenommen und behandelt wird?

Ausführlich und vor allem vertraulich nimmt das Fachpersonal unserer unserer Call-Factory das Gespräch entgegen. Dabei werden Daten wie Name und Kontaktmöglichkeiten, Fragen und Anliegen des Anrufers dokumentiert. Hier bietet sich also auch die Möglichkeit, größere Datenabgleiche in einem späteren Gespräch mit Ihnen zu vermeiden. Der Anrufer merkt dabei natürlich nicht, dass er mit einem Telefonsekretariat verbunden ist.

Im Anschluss jedes Gesprächs, das mit der Call-Factory geführt wurde, erhalten Sie eine Anrufnotiz, die besagt, dass wir einen Anruf für Sie entgegengenommen haben. Natürlich enthält diese Notiz weiterhin den Namen, die Rückrufnummer und das Anliegen des Anrufers. Sie bestimmen dabei, auf welchem Weg Ihnen die Gesprächsnotiz übermittelt werden soll. Gerne senden wir diese auch an mehrere Adressaten gleichzeitig, an eine definierte Adressatengruppe oder an einzelne Adressen aus einem zuvor festgelegten Verzeichnis.

Für Sonn- und Feiertage richten wir für Ihr Unternehmen kostenlos einen persönlichen Anrufbeantworter mit individuellem Ansagetext ein. Erhalten Sie bei aktivierter Rufumleitung einen Anruf außerhalb unserer Telefonzeiten, schicken wir Ihnen eine Sprachnachricht auf Ihre bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse.

Was passiert an Feiertagen oder außerhalb der Geschäftszeiten?
Wir von der Call-Factory nehmen die Anrufe für Sie in Ihrem Firmennamen entgegen, wenn Sie diese nicht annehmen können oder wollen. Ihr Kunde oder Geschäftspartner wird dabei mit den ausgebildeten Fachkräften der Call-Factory verbunden. Diese führen ein freundlich und kompetentes Gespräch mit Ihren Anrufern. Wussten Sie, dass Sie bestimmen, wie der Anruf angenommen und behandelt wird?

Ausführlich und vor allem vertraulich nimmt das Fachpersonal unserer unserer Call-Factory das Gespräch entgegen. Dabei werden Daten wie Name und Kontaktmöglichkeiten, Fragen und Anliegen des Anrufers dokumentiert. Hier bietet sich also auch die Möglichkeit, größere Datenabgleiche in einem späteren Gespräch mit Ihnen zu vermeiden. Der Anrufer merkt dabei natürlich nicht, dass er mit einem Telefonsekretariat verbunden ist.

Für Anrufe an Feiertagen und außerhalb der Geschäftszeiten können wir optional für Ihr Unternehmen einen persönlichen Anrufbeantworter mit individuellem Ansagetext einrichten. Erhalten Sie bei aktivierter Rufumleitung einen Anruf außerhalb unserer Telefonzeiten, schicken wir Ihnen eine Sprachnachricht auf Ihre bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse.

Kann ich den Telefonservice auch als Prominenter nutzen?
Sie sind Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer? Sie habe eine große Zielgruppe, der Sie eine ausreichende Erreichbarkeit bieten wollen? Unser Telefonservice richtet sich an all jene, die trotz ständiger Erreichbarkeit dabei selbst zeitlich flexibel bleiben wollen. Informieren Sie sich unverbindlich auf Ihrem individuellen Kontaktweg über ein für Sie passendes Angebot.

Wenn Sie unseren Telefonservice nutzen wollen, haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf die Rufumleitung zu aktivieren. Dies kann Ihre Telefonzentrale für Sie erledigen oder Sie nutzen dafür Ihre Durchwahl oder Ihr Handy. Entweder wir nehmen Ihre Anrufe direkt entgegen, oder Sie werden an uns weitergeleitet, wenn Sie nicht an Ihr Telefon gehen wollen oder können. So bestimmen Sie, welche Person direkt an Sie weitergeleitet werden sollen. Unsere prominenten Kunden (u.a. Schauspieler, Moderatoren) empfinden besonders die Freiheit zu entscheiden mit wem sie ein Telefonat führen als großen Vorteil.

Ihre Zielgruppe wird sich persönlich angesprochen fühlen, denn wir beantworten Ihre Anrufe so, wie Sie uns dies vorgeben. Es werden in Ihrem Namen Informationen und Auskünfte herausgegeben, Anliegen notiert und sogar Termine vereinbart. Natürlich werden alle Daten von unseren ausgebildeten Fachkräften vertraulich behandelt. Anrufnotizen werden unkompliziert im Anschluss der Telefonate an Sie weitergereicht. Dieses bietet Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität, ohne dabei Einbußen machen zu müssen! Der Anrufer merkt natürlich nicht, dass er mit einer Telefonzentrale verbunden wurde, dafür sorgen unsere gebrieften Mitarbeiter.

Welche weiteren Serviceleistungen bietet die Call-Factory?
Neben unserem umfangreichen Telefonsekretariat, bei dem in Ihrem Unternehmensnamen von unseren Fachkräften Ihre Gespräche von Kunden und Geschäftspartnern entgegengenommen und bearbeitet werden können, bieten wir Ihnen weitere Leistungsspektren, die wir Ihnen gerne vorstellen.

Eine weitere attraktive Serviceleistung der Call-Factory ist die Erstellung eineeigenen deutschen Telefonnummer für Ihre Geschäftsunterlagen. Ihre Kunden und Geschäftspartner werden sich nicht von hohen Telefonrechnungen oder einer möglicherweise mitschwingenden fehlende Seriosität eines ausländischen Unternehmens beeinflussen lassen.

Zusätzlich bieten wir Ihnen auch die Bearbeitung Ihrer E-Mails an. Wir trennen wichtiges von unwichtigem und entfernen SPAM-Mails für Sie. So bekommen Sie nur die wirklich wichtigen Nachrichten. Dabei behandeln wir alle Daten und Anliegen natürlich immer sehr vertraulich!

Kann ich den Tarif wechseln?
Ja. Wir bieten Ihnen eine flexible Tarifstruktur mit niedrigen Grundgebühren und fairen Preisen für die jeweilige Leistung. Wenn Sie zum Beispiel gerade erst in die Selbständigkeit gestartet sind, empfehlen wir Ihnen unser kostengünstiges Einsteiger-Paket, das Sie später bei höherer Auslastung problemlos umbuchen können.

Wir möchten, dass Sie zufrieden sind.

Mindestvertragslaufzeit
Nein. Die Call-Factory möchte Sie an keine langjährigen Verträge binden. Wir haben Verständnis dafür, dass Sie flexibel bleiben möchten und sind überzeugt, dass sich unsere Leistungen auch langfristig für Sie auszahlen werden.

Unsere Verträge haben eine vierwöchige Kündigungsfrist. Das heißt, dass Sie jederzeit zum Monatswechsel bei uns Ihre Kündigung einreichen können. Dafür reicht ein kurzes schriftliches Dokument.

Auch Ihren Tarif können Sie immer zum Monatswechsel ändern, egal ob Sie ein höheres oder niedrigeres Paket nutzen möchten. So können Sie zum Beispiel für Marketingaktionen, bei denen Sie ein höheres Anrufaufkommen erwartet, einfach vom Einsteiger ins Standard-Paket wechseln.

So können Sie uns auch nur für den Start in die Selbständigkeit nutzen und sitzen später nicht auf langjährigen Verträgen fest.

Sicherheitsmaßnahmen
Uns ist Ihre Sicherheit wichtig. Deshalb sorgen wir für hohe Sicherheitsstandards und umfassenden Datenschutz.

Die Call-Factory schützt sie durch modernste Kommunikationstechnologie und umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen.

Professionelles IT-Fachpersonal installiert, überwacht und prüft unsere IT-Systeme und die modernen Telekommunikationssysteme. Aufwendige Firewalls verhindern unbefugten Zugriff und Angriff von außen.

Datenschutz
Alle personenbezogenen und firmenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, werden ausschließlich zu unternehmensinternen Zwecken, unter anderem um unseren Service zur Verbessern, verwendet. Wir nutzen Ihre Informationen für die bedarfsgerechte Abwicklung Ihrer Aufträge und um Ihnen passgenaue Angebote erstellen zu können. Ihre Daten helfen uns, den Büroservice der Call-Factory kontinuierlich weiterzuentwickeln. Selbstverständlich geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Lesen Sie dazu auch unsere AGB. Ihre Daten werden von uns lediglich intern verwendet, um Ihnen einen optimalen und individuellen Service zu gewährleisten.